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Persönliches und Philosophisches aus dem Leben des Jonathan U.

Inbox Zero

Mein Posteingang ist kein ToDo-Liste

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Diesen Satz habe ich gestern gelernt und versuche ihn seitdem zu verinnerlichen. Denn eine ToDo-Liste schreibe ich selbst und bestimmte, was wann dort drauf kommt. Wenn ich Emails, die ich schon bemerkt habe, dort im Posteingang liegen lasse, weil ich mich später um sie kümmern möchte, dann wird mein Posteingang zu einer Todo-Liste. Und jede Email, die mir jemand sendet, wird zur Aufgabe. Damit soll jetzt Schluss sein! In den nächsten Wochen probiere ich ein Experiment.

  1. Ich schalte die Benachrichtigungen meiner Emailprogramme aus. Damit ich mich selber entscheide, wann ich emails checken möchte. Grobe Regel: zwei Mal am Tag lange, einmal in der Stunde kurz Emails checken.
  2. Jede Email, die ich bemerke wird sofort bearbeitet.
  3. Emails, die etwas von mir erbitten, werden sofort beantwortet. Im Zweifel ist: „Nein, keine Zeit.“ netter als nie antworten.
  4. Emails mit Aufgaben, die ich erledigen möchte, werden an teambox.com weitergeleitet. Dort landen sie als abhakbare Aufgabe inklusive ihres Anhanges.
  5. Informationen aus Emails werden sofort übertragen. Termine in den Kalender, Anhänge speichern, drucken, an instapaper oder Evernote senden, Kontaktdaten ins Adressbuch
  6. So wird hoffentlich der Posteingang nach jedem Emailabruf leer sein und Aufgaben werde ich stressfreier, zeitnaher erledigen.

Während des Sortierens meiner Emails ist mir aufgefallen: Mehr als fünf Ordner auf einer Ebene ist blöd. Dann findet man sich schnell zurecht.

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